Aglomeração. Mais do que uma palavra que hoje causa arrepios, o ato de reunir um grande número de pessoas no mesmo local deve ser evitado, para conter a pandemia do novo coronavírus. E com essa nova realidade ainda sem previsão para acabar, negócios do setor de eventos amargam uma espera que pode ser um ponto final em suas trajetórias.

Para mitigar a crise, no entanto, entra em ação outra palavra que não sai da boca dos empreendedores: digitalização. Em busca de profissionalizar as lives e fazer a roda dos eventos corporativos continuar girando, há quem tenha aberto empresa, pivotado ou mesmo conquistado mercado no segmento em plena pandemia.

Dados da Associação Brasileira de Eventos (Abrafesta) apontam que em 2019 os eventos corporativos movimentaram R$ 250 bilhões no País. Já segundo a 6ª edição da pesquisa Impacto da Pandemia de Coronavírus nos Pequenos Negócios, realizada pelo Sebrae em parceria com a Fundação Getúlio Vargas (FGV), o setor de eventos (compilado junto com economia criativa) apresentou queda de 73% no faturamento.

Mesmo em meio a um cenário incerto, Wendell Toledo decidiu criar a Gofair, empresa B2B (business to business) que proporciona uma experiência online para a realização de eventos em nuvem. Com tour virtual 3D e em 360°, plataforma de transmissão de palestras e espaço para conexão de chat e vídeo entre os participantes visando o networking, a empresa nasceu há um mês.

“Eu estava em um momento de transição de carreira justamente em uma empresa B2B que realiza eventos físicos. Antes de sair, tive que transformar um evento físico em digital. Aprendi muito com essa experiência e, depois de fazer pesquisa nesse mercado e de ver as dores de outros players sendo impactados pela pandemia, eu decidi montar um time e criar a Gofair”, conta Toledo.

Com sete pessoas na equipe, o empreendedor conta que em 15 dias coloca um evento de pé, com plataforma web/mobile totalmente personalizada. O evento pode seguir o modelo tradicional, inclusive com a criação de estandes virtuais em que o participante pode visitar sozinho ou acompanhado de um host, que vai guiá-lo.

“A gente digitaliza a experiência de uma ação física dentro da nuvem e podemos colocar elementos lúdicos. Por exemplo uma feira náutica realizada dentro de um navio”, diz.

EDUCAÇÃO CORPORATIVA
Assim como Toledo, Richard Vasconcelos também partiu de uma experiência recente com eventos online para pivotar o negócio em meio à pandemia.

CEO da edtech LEO Learning Brasil, focada em educação corporativa a distância, um cliente do setor de varejo pediu que a empresa transportasse uma convenção de vendedores que aconteceria de forma presencial para o ambiente online. Para trazer uma solução rápida, Vasconcelos integrou o Zoom à sua plataforma de aprendizado e conseguiu criar um evento para 750 pessoas com salas simultâneas.

“A gente olhou isso e falou: tem um negócio por trás disso”, conta. “Então buscamos uma parceria com a Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH), que estava com um evento físico suspenso, para entender quais eram suas necessidades para um evento online. A partir daí fomos montando uma nova plataforma, incluindo novas funções”, explica.

Chamada de Smart Events, a plataforma foi criada em um mês com investimento de R$ 100 mil e gerou a contratação de 25 pessoas. Além da plataforma, que comporta salas simultâneas de palestras, emite certificados, tem um chat ao vivo para dar suporte aos participantes, entre outras funções, o cliente também pode fazer a produção do evento com a LEO.

A empresa consegue montar o evento para o cliente em 24 horas.
“Se você me perguntasse em janeiro se eu estava prevendo lançar uma plataforma de eventos, minha resposta seria não. Mas por causa de demanda dos meus clientes isso está acontecendo. Temos várias empresas pedindo para fazer os eventos deles dentro da plataforma”, conta Vasconcelos.

A empresa oferece uma página customizada para o cliente. Nela, é possível cadastrar os palestrantes, criar o banco de dados dos participantes (devido ao login e senha), salas de transmissão, edição das palestras que ficarão disponíveis após seu término ao vivo, emissão do certificado e cobrança dos produtos eventualmente vendidos.

Em 2019, a empresa realizou 25 eventos com um total de 162 mil inscritos. Para o início de 2020, já estava nos planos da empresa passar a oferecer também a produção dos eventos. A inclusão do serviço convergiu com a pandemia e proporcionou ainda mais o crescimento da empresa.

“A plataforma explodiu, crescemos mais de 80%. Começamos o ano com seis colaboradores e já estamos com 36. Realizamos 100 eventos até o momento e temos a previsão de fechar o ano com 220”, conta Borges.

A empresa consegue disponibilizar a plataforma customizada para o cliente abastecê-la com suas informações em 20 minutos. Outro produto oferecido agora pela Congresse.me é um pacote específico para webnars.

Custo e capilaridade de eventos online

Os negócios surgiram para profissionalizar os eventos online, fugindo das lives em redes sociais ou plataformas gratuitas, que não oferecem banco de dados e ambiente virtual confortável aos participantes, dizem os empreendedores.

Mas eles também concordam em mais dois pontos principais quando questionados sobre o futuro dos eventos online em um mundo pós-pandemia: o valor para o cliente realizar um evento é baixo e o número de participantes é ilimitado.

“O custo para realizar a convenção de vendedores que fizemos online foi 8% do valor do orçamento que a empresa tinha para o evento físico. Os participantes estavam espalhados pelo Brasil todo. Mesmo quando o mundo presencial voltar, eu acho que as empresas vão oferecer os dois ao mesmo tempo”, diz Vasconcelos, da LEO Learning.

“O custo do evento online é mais do que 90% menor do que o presencial”, afirma Borges, da Congresse.me.

“Há dois tipos de associações e empresas que fazem eventos online hoje: a que quer o tapa buraco, porque não conseguiu realizar o seu evento presencial na pandemia, e aquelas que enxergam na pandemia a oportunidade de criar um evento digital que não vai matar o presencial, mas sim que vai impulsioná-lo. O mais importante nesse processo todo é manter as particularidades, tem coisa que funciona muito bem no presencial e não vai acabar e tem coisa que funciona muito bem no online e também não vai acabar, eles vão se complementar. É preciso ter a percepção de que os eventos digitais não podem ser um tapa buraco, mas sim uma nova forma de comunicação com o cliente que vai impulsionar os modelos presenciais e o crescimento da marca”, completa.

Toledo traz a visão que empresas organizadoras de feiras e eventos físicos têm sobre o online.

“Em um primeiro momento elas nos viram como concorrentes. Mas a postura da Gofair é se colocar como uma ferramenta para continuar fazendo com que as feiras aconteçam nesse momento de restrição e que também possa ser utilizada no futuro. Quando os eventos voltarem a acontecer no ambiente físico, a gente pode espelhá-los no online. As pessoas vão poder visitar fisicamente ou ter uma experiência virtual. É uma solução muito válida para esse momento, porque essas empresas conseguem manter as suas receitas ativas e também os contratos futuros”, diz.