Todo líder e/ou empreendedor, deve entender a burocracia dos negócios para ajudá-lo a compreender melhor seu local de trabalho e avançar em sua carreira. No entanto, sabe-se que em todo ambiente organizacional existem processos que podem ser burocráticos, enquanto outros não. Assim nem toda burocracia diz respeito aos processos, uma vez que envolve governança e cultura corporativa.

Mas, o que é a burocracia nos negócios?

Segundo a Oxford Languages:

“A burocracia nos negócios é uma organização hierárquica ou uma empresa que opera por um conjunto de regras pré-determinadas. Em uma grande empresa, normalmente existem várias funções que precisam ser desempenhadas por substituições especializadas que se reportam à cadeia de gestão.”

Sendo assim, ressalto que existem benefícios da burocracia, tais como ajudar a criar um ambiente de trabalho justo, institucionalizar as regras corporativas, melhorar os processos e facilitar a transparência. Note, também, que a burocracia faz parte da vida cotidiana profissional e pessoal. A grande questão é compreender como as burocracias funcionam e os seus prós e contras.

Quando uma organização é pequena, esta pode operar sob regras que seus empreendedores, líderes e gestores que as criam à medida que avançam de maneira informal do cotidiano. Quando se tem poucos colaboradores pode ser possível gerenciar todas as tarefas necessárias sem muita diversificação, todos colaboram com o todo.

No entanto, a medida que a organização cresce, o seu funcionamento dependerá cada vez mais da atribuição formal de responsabilidades aos seus colaboradores e, essa formalidade, demandará descrever as regras que se apliquem a todas as funções que a empresa assume, desde normas e procedimentos internos para remuneração até políticas externas para decidir como gerenciar o atendimento aos clientes, por exemplo.

As regras burocráticas permitem que o negócio se organize por meio de organograma para cada departamento que delineia responsabilidades e funções. As burocracias também estabelecem um protocolo para a tomada de decisões.

Por exemplo, quando uma organização está em uma rápida fase de expansão frente ao mercado e internamente quanto às suas demandas produtivas e de recursos humanos, se a burocracia não for drasticamente reduzida a empresa poderá não resistir ao crescimento. Todavia, um alto nível de burocracia nessa fase poderá, inevitavelmente, tornar a dinâmica de expansão mais engessada e lenta. Sendo assim, existe uma burocracia ideal?

Entendemos que os princípios e processos são baseados em regras racionais, se não vitais em alguns setores, claramente compreendidas e são aplicados de uma forma que objetivam o bom desenvolvimento dos negócios, no entanto, na prática, as burocracias, muitas vezes, não conseguem atingir esse ideal.

Entendamos o porquê:

As burocracias de negócios são normalmente compostas por várias camadas de gerenciamento em que o diretor executivo ou presidente tem o poder de tomada de decisão que flui do topo da organização. Semelhante a uma colmeia, onde cada abelha operária tem seu lugar abaixo da abelha rainha, cada colaborador tem um lugar particular e um papel específico na burocracia do negócio regido por conjunto de regras formais.

Em um cenário de expansão dos negócios, embora as burocracias promovam imparcialidade e justiça e aponte o know-how que poderão contribuir para este crescimento e aumentar a satisfação e produtividade dos colaboradores, estas por vezes, não acompanham as transições e mudanças corporativas, tendo regras e estruturas burocráticas retrógradas para aquela fase de expansão dos negócios.

Outras duas desvantagens da alta burocratização são o quanto esta prejudica a transparência quanto a visão global das atividades do negócio, o que dificulta na fusão ou reestruturação na fase de crescimento da empresa, além disso, o alto nível de burocracia pode minimizar a capacidade que qualquer colaborador tem de agir de forma independente ou tomar decisões necessárias para o momento, por vezes emergenciais, sem antes passar por um superior.

Embora a burocracia pareça a coisa certa a fazer, em fase de expansão de uma organização os colaboradores precisam ser capazes de decidir junto dos objetivos corporativos e saber enfrentar consequências burocráticas mitigando as fontes de ineficiência dentro de seus processos.

Enfim, para se ter uma burocracia ideal, é necessário que líder e/ou empreendedor mantenha claro os objetivos da organização de modo que os colaboradores entendam que não devem se concentrar excessivamente nos processos, mas sim nos resultados e nas prioridades vigentes.

Outra indicação importante é a eliminação de formalizações desnecessárias, assim se torna possível reduzir o tempo em atividades que não são particularmente produtivas.

A capacitação dos colaboradores e a recompensa por proatividade em agilizar os processos vitais da organização são outras estratégias que podem facilitar ainda mais a independência da equipe para tomadas de decisões em prol do crescimento da organização.