Tramitação de processos será digital em Americana a partir do dia 18

Sistema integrado, padronizado e digital servirá para comunicação interna e externa (da população) e deve custar R$ 250 mil ao ano


Foto: Guilherme Marostica - Prefeitura de Americana
Projeto já foi apresentado aos servidores envolvidos, e logo deve ser disponibilizado à população

Com o objetivo de desburocratizar e aumentar a eficiência de processos administrativos, a Prefeitura de Americana vai implantar o Americana Digital, um sistema que digitalizará os processos e protocolos na administração e que deve entrar em vigor a partir de 18 de março.

A expectativa é do diretor da Unidade de Serviços Gerais e responsável pela coordenação do projeto, Eduardo Cesar Samogin Spilla, que concedeu entrevista na semana passada para o programa Liberal no Ar, transmitido nas rádios FM Gold (94.7) e VOCÊ( AM 580).

O Americana Digital é um sistema integrado, padronizado e digital que servirá para comunicação interna e externa (da população) para a tramitação eletrônica de protocolos, aprovação de projetos e alvarás, permitindo o acompanhamento em tempo real de cada etapa dos processos administrativos.

A partir da implantação do sistema, todo processo gerado dentro da Prefeitura de Americana não será mais físico, em papel, e sim digital.

“A prefeitura passa a estar disponível para a população todos os dias, 24h. O cidadão poderá pedir desde uma poda de árvore até um alvará, por exemplo. Isso vai dar agilidade nos fluxos internos. Atualmente um processo que demanda de 3 secretarias, o papel vai pra uma, depois pra outra e depois para a última. Com o digital, pode ir para as três simultaneamente e o cidadão poderá enxergar, em tempo real, o processo dele tramitando dentro da prefeitura”, explicou o diretor.

O projeto terá um custo de R$ 250 mil ao ano e já foi apresentado para os servidores envolvidos. Nesta semana devem ocorrer treinamentos, o lançamento do projeto e a implantação da plataforma, que foi desenvolvida pela empresa vencedora de licitação 1Doc.

Spilla aponta a eliminação do papel, redução de custos indiretos, eliminação de espaço físico de armazenamento, segurança, sustentabilidade, organização, eficiência na gestão dos processos e centralização das demandas da Prefeitura em um único sistema como pontos positivos.

Arquivo municipal

Atualmente, o arquivo municipal armazena 20 mil caixas, com 1,5 milhão de processos arquivados e 75 milhões de páginas. Estimativas indicam que um processo físico de 50 páginas no final da tramitação custe algo em torno de R$ 40. Anualmente, a Prefeitura de Americana tramita 90 mil processos, o que daria um custo estimado de R$ 3,6 milhões ao ano.

O potencial de economia com o novo sistema é de R$ 200 mil nos primeiros seis meses; R$ 600 mil em um ano; chegando a R$ 2 milhões ao ano quando todos os processos administrativos estiverem no meio virtual.

Contudo, a prefeitura ainda deve trabalhar nos dois sistemas por um bom tempo, uma vez que serão digitais apenas os processos iniciados a partir da implantação da nova plataforma. Entretanto, a ideia é que no decorrer dos anos, o manuseio do processo físico diminua até se extinguir totalmente.

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