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Americana Digital

Com protocolos digitais, prefeitura economiza R$ 200 mil e 2 milhões de folhas

Plataforma proporciona maior agilidade aos procedimentos internos e externos; em paralelo, administração realiza digitalização do acervo

Por André Rossi

28 jun 2020 às 08:06 • Última atualização 28 jun 2020 às 10:08

Desde que foi iniciado em março deste ano, o Projeto Americana Digital já proporcionou uma economia de R$ 200 mil e evitou o uso de 2 milhões de folhas de papel A4.

O sistema permite que todos os processos administrativos, tanto internos quanto externos, tramitem de forma digital, sem necessidade de cópias físicas.

O gestor do projeto, Eduardo Spilla – Foto: Marcelo Rocha / O Liberal

O procedimento é realizado pelo site da prefeitura e evita o atendimento presencial. De acordo com o diretor da unidade de serviços gerais e gestor do projeto, Eduardo Spilla, a agilidade para que o processo passe por diferentes setores é uma das principais vantagens do sistema.

“Eu vou aprovar um projeto e preciso, por exemplo, de um parecer do DAE, do setor de trânsito e do Meio Ambiente. Em um processo físico, para conseguir os três pareceres, demorava 40, 45 dias. Já no processo eletrônico, você demanda os três simultaneamente, então consegue ter uma agilidade muito grande”, explicou Spilla.

O prazo para obter alguns documentos caiu drasticamente, como é o caso da certidão negativa de débitos. Antes, quando os processos eram físicos, o prazo de tramitação comum era de três dias. No processo eletrônico, o documento pode ser gerado em até 24 minutos.

Desde março, a prefeitura deixou de imprimir 2.028.736 folhas. Para se obter essa quantidade de papel, seria necessário cortar o equivalente a 100 árvores. “Isso traz benefícios não só econômicos, mas em todas as áreas”, ressaltou Spilla.

Digitalização
Em paralelo, a prefeitura iniciou há quatro anos a digitalização de todo o seu acervo a partir de 2002.

Até o momento, todos os processos daquele ano e de 2003 já foram concluídos, além de cerca de 50% dos arquivos de 2004. São mais de 200 mil processos convertidos para a versão digital e que podem ser consultados pelos funcionários do setor.

Processos físicos ainda tramitam pelos setores da prefeitura, mas cada vez menos – Foto: Marcelo Rocha / O Liberal

As cópias físicas, no entanto, ainda serão mantidas até que se defina, por lei, quais documentos são de guarda permanente e que, portanto, não podem ser descartados.

Por ser um procedimento lento e trabalhoso, a prefeitura não estipula prazo para concluir a digitalização do acervo. A opção por realizar o procedimento internamente é para economizar recursos.

A administração gera por ano aproximadamente 80 mil protocolos, cada um com média de 50 folhas. Para digitalizar todo o acervo a partir de 2005, por exemplo, a estimativa é de que seria necessário um investimento de mais de R$ 12 milhões, já que o preço cobrado gira em torno de R$ 0,20 por página.

“Eu não tenho dinheiro para isso, então estou digitalizando aqui dentro. Por isso que é demorado. Nós estamos trabalhando nas duas frentes. Primeiro deixamos de gerar papel e estamos há um bom tempo fazendo o projeto de digitalização interna”, afirmou Spilla.

Os processos anteriores ao ano de 2002 já estão microfilmados. A ideia para o futuro é convertê-los em arquivo digital PDF, mas ainda não há previsão para início do procedimento.

Podcast Além da Capa
Os eleitores brasileiros ainda não sabem em que data irão às urnas neste ano para escolher novos prefeitos e vereadores. Diante dessa indefinição, como se comportam as campanhas em Americana e região nesse momento? Afinal, considerando a data originalmente prevista (4 de outubro), faltam menos de 100 dias para as eleições. Nesse episódio, o editor Bruno Moreira recebe o repórter André Rossi e editor-executivo e chefe de reportagem do LIBERAL, João Colosalle, para discutir o cenário regional.