Apesar de toda a tecnologia disponível, e o avanço da digitalização de documentos, o uso do papel ainda persiste em todo o ramo de negócios e em todas as áreas da empresa.

Para a maioria, anular o uso do papel na rotina das pessoas ainda é um pouco difícil, mas diminuir sua utilização em várias áreas da empresa ajudará na produtividade, na busca mais rápida da informação e também na menor utilização de espaço físico para sua guarda.

Organizar a papelada deixa visíveis as informações sem precisar perder tempo procurando em vários lugares, arquivos, pastas, gavetas, caixas etc.
Com a informação organizada, diminui-se, por consequência, o volume de documentos armazenados, a duplicidade de documentos e a sua guarda desnecessária.

Seis dicas para transformar a gestão de documentos na empresa

1- Planejamento
Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento. Definir quais são as etapas do trabalho de organização, garantirá o sucesso do trabalho

2- Definição do espaço físico
Escolher o local para armazenar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Devido à grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados, tais como: escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.

3- Prazo de guarda de documentos
Definir quanto tempo o documento deve ser guardado, de acordo com a legislação específica para cada tipo documental.

4- Metodologia de organização
A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda deles em suportes que os protejam e a circulação controlada.

5- Digitalização de documentos
A implementação da digitalização de documentos facilita a rápida localização da informação, e diminui o espaço ocupado pelo arquivo físico, além de propiciar o acesso via WEB. Sua implantação deve ser imediata, a tecnologia facilita e agiliza a rotina da empresa.

6- Treinamento da equipe
Não deixar de lado o treinamento da equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado. É o Certificado de Garantia.

Para competir e vencer no mercado, é necessário que a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas. Uma empresa organizada tem garantia de acesso rápido e fácil a informação.

Seria muito produtivo, recuperar todas as informações, em uma Central de Documentação

Fonte: http://www.acervo.com br